El problema
Dónde se pierde la información
El costo no aparece en una línea del presupuesto: aparece como retrabajo, decisiones tomadas sobre versiones viejas y auditorías que se convierten en proyectos de reconstrucción.
| Situación habitual | Consecuencia |
|---|---|
| Documentos repartidos entre carpetas de red, correos y discos personales | Nadie afirma cuál es la versión vigente sin preguntar |
| Repositorios heredados que nadie quiere migrar | El proyecto se frena antes de empezar por el costo de la migración |
| Permisos definidos sobre carpetas | Mover un documento cambia quién puede verlo |
| Una excepción de acceso obliga a crear una carpeta nueva | La estructura crece por motivos de seguridad, no de negocio |
| Cada aplicación pide sus propias credenciales | El usuario administra cinco accesos para hacer un trámite |
| Búsqueda por nombre de archivo | Se encuentra lo que se recuerda, no lo que se necesita |
Aditus Portal
Una sola puerta de entrada que construye el entorno de cada usuario
El Portal no muestra lo mismo a todos. Según quién entra y a qué espacio accede, arma una experiencia distinta: sus aplicaciones, su navegación, su identidad visual y sus permisos.
Espacios de trabajo
Un espacio es un ámbito independiente dentro de la misma instalación, para segmentar por cliente, área, solución o proyecto. Cada uno tiene sus aplicaciones habilitadas, su menú propio armado con un diseñador —con ítems, submenús, separadores y orden—, su color principal, su chatbot contextualizado y sus grupos.
La seguridad opera en dos niveles: el usuario accede solo a los espacios para los que está autorizado, y dentro de un espacio ciertos ítems de menú pueden restringirse por grupo. Cada aplicación se configura además para abrirse dentro de Aditus o en una ventana nueva, y con visibilidad diferenciada en escritorio o móvil.
Catálogo de aplicaciones
Las aplicaciones se definen a nivel plataforma, por encima de los espacios, y después se incorporan a los menús que las necesiten. Pueden ser aplicaciones hechas con Aditus Forms, desarrollos a medida, módulos propios de la plataforma o cualquier aplicación web externa accesible por dirección.
Cada definición lleva nombre, descripción, icono, dirección de acceso y parámetros de integración. La dirección puede construirse con variables del espacio, de modo que una misma aplicación resuelva un destino distinto según dónde se use.
Identidad propagada a las aplicaciones
La invocación de una aplicación puede configurarse para enviarle la credencial del usuario autenticado. La aplicación destino identifica entonces quién ingresa, su identidad verificada y los grupos a los que pertenece, y aplica su propia lógica de autorización.
Es lo que convierte al Portal en un verdadero acceso unificado: cuando la integración está preparada para consumir esa credencial, el módulo integrado no vuelve a pedirle las claves al usuario. El Portal deja de ser un menú de enlaces y pasa a ser una capa de integración, identidad y experiencia.
Las variables de espacio —nombre, valor y descripción— se reutilizan dentro del contenido y de las direcciones, permitiendo parametrizar servidores y configuraciones sin fijarlos en cada aplicación.
Aditus Designer
Donde se modela el comportamiento del ECM, no solo los tipos de documento
Designer define datos, almacenamiento, seguridad, navegación virtual, acciones y extensiones de cada librería. Conviene distinguirlo del Portal: el espacio pertenece a la experiencia del usuario; la librería, al gestor documental.
La librería como unidad de segmentación
Cada librería es un ámbito documental independiente, con su propio espacio de base de datos y su propio almacenamiento. Es la forma de segmentar internamente el ECM, y puede exportarse e importarse completa para transportar configuraciones entre entornos.
01
Almacenamiento
Una librería puede tener uno o varios almacenamientos físicos: local, remoto, en red, en cabina o de objetos, con cifrado opcional. El objeto documental y el lugar donde vive su contenido son cosas distintas.
02
Orígenes de identidad
La librería puede asociarse a distintos proveedores de identidad para obtener usuarios y grupos, de modo que el modelo documental no queda atado a un único origen. Los grupos habilitados y sus roles se definen dentro de la propia librería.
03
Propiedades transversales
Los metadatos no pertenecen a una clase: se definen una sola vez a nivel librería —con nombre visible, nombre interno, tipo, longitud e indexación— y después cada clase consume las que necesita. Así una propiedad como número de expediente o identificación fiscal es la misma en todas las clases, sin definiciones duplicadas.
04
Colecciones
No son carpetas: son estructuras de navegación virtual generadas dinámicamente a partir de los metadatos, con filtros y varios niveles jerárquicos. Una colección puede armar Estado → Tipo de comprobante → Razón social, y el usuario navega como si fueran carpetas sin que nada se mueva ni se duplique. El diseñador incluye vista previa antes de publicarla.
05
Acciones extensibles
Métodos que se ejecutan sobre un objeto. Hay acciones estándar de la plataforma y acciones propias que un desarrollador puede escribir para ampliarla, con acceso al objeto actual, la librería, el usuario, su credencial y los metadatos del documento. Son de tres tipos: contextuales, que aparecen en el menú del objeto; de ingreso y de modificación, que intervienen al crear o editar.
Estando sobre una factura, una acción propia puede tomar sus metadatos y crear el registro en el sistema comercial para que el centro de atención gestione su cobro.
Ahí está la diferencia entre almacenar documentos y hacer que los documentos participen de los procesos de negocio. Las acciones son el mecanismo iniciado por el usuario; las suscripciones a eventos, que están más abajo, son el mecanismo automático. Los dos juntos convierten al repositorio en una plataforma extensible.
Clases documentales
Qué tiene el objeto, quién lo crea, cómo se ve y cómo reacciona
La definición de objeto es la clase documental —o una clase de objeto propia del negocio—. Cada una elige del catálogo de la librería las propiedades que necesita, y puede incorporar las propiedades de sistema que Aditus administra sola: versión, nombre y ruta del archivo, tipo y tamaño, serie de versiones, indicador de versión mayor, última versión, usuario que extrajo el documento y fechas.
Seguridad de clase
Define dos cosas distintas: quién está autorizado a crear objetos de la clase, y cuál es la seguridad inicial de cada objeto nuevo — modificable después en cada documento.
Plantillas
Cada clase tiene su plantilla de alta y su plantilla de modificación, diseñadas con Aditus Forms. Dos clases con las mismas propiedades pueden ofrecer experiencias completamente distintas.
Menús contextuales
El menú básico se arma habilitando capacidades estándar, y el extendido incorpora las acciones propias, con ítems, submenús, separadores, orden y asociación a grupos.
Modelo e interfaz separados
Las propiedades pertenecen al modelo documental; las plantillas deciden cómo esos datos se presentan y se operan en cada contexto.
Documentos activos
Suscripción a eventos: arquitectura orientada a eventos
Una clase puede reaccionar automáticamente ante la creación, la modificación o el borrado de sus objetos. Y la reacción no queda encerrada en el repositorio: la suscripción puede llamar a una interfaz externa definiendo método, dirección, cabeceras y un cuerpo armado con las propiedades del propio objeto.
Al modificarse un procedimiento de calidad, por ejemplo, Aditus puede informar a otro sistema el tipo de documento, su estado, su aprobador, su vigencia, su editor, su versión y el evento ocurrido, sin que nadie lo haga a mano.
Qué puede provocar un documento
Iniciar un proceso de negocio
Enviar una notificación
Ejecutar una automatización
Actualizar el sistema comercial o de gestión
Invocar una interfaz de programación
Informar a cualquier otro sistema
Conviene no confundir dos cosas: la suscripción reacciona ante lo que le ocurre al documento; los eventos de auditoría registran lo que ocurrió. Una aporta automatización, la otra trazabilidad.
Aditus Desktop
Nadie necesita saber dónde está guardado un documento para encontrarlo
Designer modela el ECM; Desktop es el entorno de trabajo cotidiano. Ofrece cuatro formas complementarias de llegar al mismo repositorio.
Explorar
Navegación por el árbol de carpetas creadas manualmente, con creación de documentos y carpetas. La experiencia más parecida a un sistema de archivos.
Búsquedas almacenadas
Consultas que el usuario guardó para reutilizar. No guardan un texto: guardan múltiples condiciones sobre metadatos, con las vistas elegidas.
Colecciones
La alternativa inteligente a la carpeta: el mismo universo documental ofrece distintas navegaciones según el criterio de negocio, armadas por metadatos.
Búsqueda avanzada
Consultas complejas combinando propiedades, operadores y grupos de condiciones con lógica Y / O, guardables como búsqueda almacenada.
Los operadores disponibles cubren igualdad y desigualdad, comparaciones, contiene, comienza y termina con, sus variantes negativas, es nulo y no nulo, pertenece y no pertenece, entre y no entre. Las vistas de resultados son configurables: se eligen los metadatos que se muestran como columnas y se alterna entre vistas creadas, de modo que el mismo conjunto de documentos se lee distinto según la necesidad operativa. El motor de texto completo convive con las consultas por metadatos y alcanza también los repositorios federados.
Menú contextual dinámico
El menú de un objeto se arma en el momento, combinando la clase del objeto con los permisos de quien opera. Dos usuarios sobre el mismo documento pueden tener acciones diferentes, y dos clases pueden comportarse de forma completamente distinta.
Junto a las capacidades estándar —información, visualizar, modificar, seguridad, relaciones, encarpetar, versiones, compartir, eliminar y extraer— aparecen las extendidas: editar en línea, consultar con el asistente, enviar a firmar, favoritos, checklist, iniciar un circuito documental o enviar por correo.
El objeto documental
Seis dimensiones, no una ficha de archivo
Al pedir información de un documento, Aditus no muestra los datos del archivo: muestra el objeto completo.
Propiedades
Los metadatos de negocio de la clase: estado, sector, editor, revisor, aprobador, vigencia, tipo de documento. Los datos que le dan significado empresarial.
Básicos
Los metadatos de sistema que administra la plataforma: identificador único, creador, fechas, quién actualizó, clase, versión y si es la última.
Seguridad
La seguridad de esa instancia, con permisos diferenciados de lectura, modificación y borrado por grupo.
Contenido
El archivo asociado, con nombre, tipo y tamaño, descargable. Objeto y contenido no son lo mismo.
Relaciones
Vínculos con otros objetos del repositorio: una factura con sus remitos y sus comprobantes de retención, un documento con una carpeta o con sus anotaciones. Un modelo documental relacionado, no una jerarquía de carpetas.
Eventos
La auditoría y la trazabilidad: qué ocurrió, cuándo y qué usuario lo hizo, con filtro por tipo de evento para reconstruir la historia documental.
Seguridad multinivel
Cada documento mantiene su propia lista de acceso
Si una factura puntual tiene que verla alguien que no está en la seguridad de la clase, se lo agrega solo a esa factura. Accede a ese documento, no a todas las facturas.
Eso permite resolver excepciones documentales sin crear clases, carpetas ni estructuras artificiales cuyo único motivo es la seguridad.
Los cinco niveles
Acceso al portal y al espacio
Aplicaciones e ítems de menú
Librería: grupos y roles
Clase documental: quién crea y seguridad inicial
Objeto: lista de acceso individual
Dos documentos de la misma clase pueden tener listas de acceso completamente distintas. El detalle de identidad, credenciales y controles técnicos está en seguridad y cumplimiento.
Versionado
Se versiona el objeto, no solamente el archivo
Extraer→Modificar o reemplazar contenido→Devolver→Nueva versión
Para modificar el contenido de un documento hay que extraerlo primero. Mientras está extraído por alguien, ningún otro usuario puede hacerlo, de modo que no hay dos personas cambiando lo mismo a la vez. Al devolverlo, la plataforma genera la versión nueva y libera el documento.
Y cada versión conserva el estado completo del objeto en ese momento: su contenido y los metadatos que tenía al devolverse. El historial no muestra archivos viejos, muestra cómo era el documento.
Aditus Viewer
Una anotación no es una marca visual: es información gestionada
Visor multiformato integrado para documentos de oficina, imágenes, PDF, planos y archivos CAD, sin instalar programas en el puesto de trabajo, con zoom, rotación, maximización, navegación de páginas y descarga.
Anotaciones no destructivas
Una capa independiente sobre el documento que no altera el archivo original: textos, dibujos, resaltados, formas, trazos y colores configurables. Se puede descargar el documento con las anotaciones incrustadas, sin tocar lo almacenado.
Sellos
Predefinidos —aprobado, borrador, confidencial, revisado, final, fecha, fecha y hora— y propios, creados por el usuario según lo que necesite marcar.
Seguridad por anotación
Cada anotación tiene su propia seguridad: una observación puede ser visible para un grupo y permanecer oculta para otros que abren el mismo documento.
Capacidad diferencial
Búsqueda documental por anotaciones
Las anotaciones forman parte del modelo de información de la plataforma, así que se pueden buscar. Alguien marca una zona de un documento y le pone una observación o un código; más tarde se busca el repositorio por el contenido de esa anotación, se la encuentra, se miran sus relaciones y se llega al comprobante asociado.
Se mantienen separados tres conceptos que suelen mezclarse: el contenido original, la capa de anotaciones y el objeto documental. Aditus los relaciona sin confundirlos.
Organizar y compartir
Un documento en varias carpetas, sin duplicarse
Encarpetar asocia un objeto a una carpeta del árbol, y la relación no es exclusiva: el mismo objeto puede pertenecer a todas las carpetas que haga falta. No hay que copiar el documento cuando conceptualmente corresponde a más de una estructura.
Son dos mecanismos distintos y complementarios: en las carpetas manuales el usuario decide dónde va cada objeto; en las colecciones la pertenencia se construye sola a partir de los metadatos.
Enlaces seguros: compartir no es publicar
Compartir genera un enlace directo al documento, que se envía por mensajería o correo, y permite elegir qué información se ve en esa vista: básicos, propiedades, seguridad, contenido, relaciones y eventos.
El enlace identifica al documento pero no otorga acceso por sí mismo. Al abrirlo, la plataforma valida al usuario autenticado y aplica la seguridad del objeto: si el enlace se reenvía o llega a quien no debería, no alcanza para entrar.
Trabajar el documento
Edición en línea
Editor de documentos de oficina embebido en el portal, con modo colaborativo, cabeceras protegidas y metadatos autocompletados desde el propio documento.
Modificar metadatos
Con el formulario estándar, que lista las propiedades, o con una plantilla de Aditus Forms que acomoda los campos y agrega inteligencia a la interfaz.
Favoritos y carrito
Accesos directos a los documentos de uso frecuente, y un carrito para descargar varios documentos en una sola operación.
Checklist y firma
Control de la documentación exigida por área o proceso, y envío a firmar con SignZen desde el mismo menú del documento.
Ingesta e integración
Carga y captura
Alta individual, cargas masivas y cargas personalizadas desde distintos medios, con escaneo, indexación y reconocimiento de texto, caracteres manuscritos y marcas. La extracción automática de información por IA reduce la carga manual de metadatos.
Correo y escritorio
Complementos para el correo corporativo y las herramientas de oficina, que guardan mensajes y adjuntos en el repositorio eligiendo plantilla, y relacionan cada correo con sus archivos. Un servicio puede además archivar por sí solo recorriendo las cuentas.
Interfaz de programación
Todo el motor documental está expuesto por interfaz REST: crear clases, consultar metadatos y estructuras, cargar y descargar documentos, consultar versiones. Se suman un motor de automatización para orquestar tareas y el estándar de interoperabilidad de gestión de contenido.
La federación de contenidos expone los repositorios existentes en la misma interfaz sin migrarlos, y las búsquedas los alcanzan igual que a los propios. El asistente conversacional permite consultar la documentación en lenguaje natural, resumir documentos extensos y extraer conceptos, habilitable por clase documental.