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El empleado saca una foto del comprobante y la IA extrae los datos. El gerente aprueba desde su tablero. Tesorería paga y el sistema genera el asiento contable con partida doble e impuesto separado, listo para exportar.
El ciclo de la rendición
Borrador→Enviada→Aprobada→Pendiente de tesorería→Pagada
Con dos desvíos posibles en cualquier momento: pedido de correcciones, que vuelve al empleado, o rechazo con motivo. Al marcar la rendición como pagada, el asiento se genera solo.
El problema
Nadie discute que haya que rendir los gastos. El problema es cuánto trabajo cuesta rendirlos y cuánto cuesta revisarlos.
Planillas, correos y papeles que se pierden. Aprobaciones que tardan semanas.
El gerente no sabe en qué estado están las rendiciones de su equipo.
Asientos manuales, impuestos mal calculados y cuentas equivocadas.
Los datos se vuelven a tipear en el sistema contable, duplicando el trabajo.
No hay trazabilidad de los adelantos entregados ni de su posterior rendición.
Transcribir facturas a mano genera errores y demoras que nadie quiere asumir.
Carga con IA
Paso 1
Foto del ticket, la factura o el comprobante, desde el celular o la computadora.
Paso 2
La IA analiza la imagen y obtiene monto, fecha, proveedor, identificación fiscal y tipo de gasto.
Paso 3
El formulario aparece precompletado; el empleado solo confirma lo que la IA propuso.
Paso 4
El sistema controla el gasto contra las políticas configuradas y avisa si excede un límite.
La categorización automática sugiere el rubro según el proveedor y la descripción, y los tipos de cambio se obtienen actualizados para los gastos en moneda extranjera.
Roles
Crea la rendición, carga gastos con foto, solicita anticipos de viaje y sigue el estado de lo que envió.
Aprueba, rechaza o pide correcciones —también gasto por gasto—, autoriza anticipos y ve un tablero con los indicadores del equipo.
Paga lo aprobado, entrega los anticipos, genera los asientos y los exporta al sistema contable.
Gestiona usuarios y permisos, catálogos, políticas de límite de gasto y el mapeo contable.
Anticipos
Solicitado→Aprobado→Entregado→Rendido→Cerrado
El empleado pide el adelanto indicando monto, motivo y fecha; el gerente lo autoriza; tesorería registra la entrega. Cuando el empleado arma la rendición, la vincula al anticipo y el sistema descuenta el monto automáticamente.
Si queda saldo a favor del empleado, tesorería paga la diferencia; si debe devolver, se registra la devolución. El anticipo se cierra con su asiento contable correspondiente.
Módulo contable
Se define qué cuenta corresponde a cada combinación de categoría de gasto y forma de pago. Se adapta al plan de cuentas de cualquier sistema contable, sin desarrollo: el administrador lo configura desde el panel.
| Categoría | Forma de pago | Cuenta al debe | Cuenta al haber |
|---|---|---|---|
| Transporte | Efectivo | Gastos de transporte | Rendiciones a pagar |
| Alojamiento | Tarjeta corporativa | Alojamiento | Tarjeta corporativa a pagar |
| Comidas | Efectivo | Viáticos y comidas | Rendiciones a pagar |
| Transporte | Anticipo | Gastos de transporte | Anticipo a empleados |
Al pagar, el sistema genera la partida doble con el impuesto separado y la exporta en un formato estándar, con número de comprobante, para integrarla al sistema contable. Los asientos se pueden regenerar o anular.
Beneficios
La carga se reduce drásticamente para el empleado y la revisión para el gerente.
La extracción automática y la entrada simplificada reducen las correcciones y los reenvíos.
Visión clara y en tiempo real del gasto, con historial de auditoría y comentarios en cada rendición.