enCaja y DigiBox · Aditus Apps
Cajas, expedientes, legajos y espacios de guarda bajo control: desde el alta y la ubicación hasta los préstamos, los retiros y la destrucción controlada, con reportes auditables y una sola búsqueda que abarca el papel y el archivo digital.
El ciclo de vida de la caja
Alta→Guarda→Consulta→Préstamo→Devolución→Destrucción controlada
Cada movimiento queda registrado, con responsable, fecha y estado. La planilla informal desaparece.
El problema
La documentación histórica existe, pero no es consultable. Y cuando el auditor la pide, hay que ir a buscarla.
Pérdida de documentos o falta de trazabilidad
Procesos manuales y desordenados
Dificultad para responder auditorías
Falta de control sobre retiros, préstamos y destrucción
Dependencia de planillas y circuitos informales
Dos productos, dos escalas
Para la organización
Gestión integral del propio archivo físico: cajas, documentos, legajos y expedientes, con estados controlados, pedidos, préstamos y reportes para auditoría. Pensado para empresas con archivo histórico, bancos y aseguradoras, estudios jurídicos y organismos.
Para el operador de archivo
Sistema para quien presta el servicio de guarda: segrega clientes y reparticiones, administra depósitos y espacios con estructura jerárquica, y gestiona proyectos de digitalización con lotes, tareas y productividad por usuario.
Los dos comparten la base de la plataforma: seguridad, escalabilidad e integración con elarchivo digital y con los circuitos de aprobación.
Capacidades
01
Alta y consulta de cajas con estados controlados —pendiente, archivada, retirada, destruida—, búsqueda simple o masiva por planilla, e historial completo de movimientos de cada contenedor.
02
Diseño del espacio físico con la estructura que use cada depósito —planta, nave, estante, columna—, con visibilidad de disponibilidad, bloqueo y capacidad, y ubicación automática al ingresar.
03
Generación y reimpresión de etiquetas con códigos validados, integradas al proceso de ingreso, e ingreso automatizado de cajas y documentos con lectores ópticos y control de faltantes.
04
Solicitud de cajas o documentos con priorización de urgencias, aprobación, atención y cierre, con generación automática de hojas de ruta según cercanía y prioridad, remitos y puntos de control.
05
Registro de qué hay dentro de cada contenedor, de forma general o documento por documento, con control de préstamos, devoluciones y trazabilidad por legajo.
06
Gestión de proyectos de digitalización con ingreso y egreso de lotes, tareas asignadas y estadísticas de productividad por usuario, para pasar del papel al expediente digital de forma medible.
07
Resumen y detalle de pedidos, guarda y destrucción, altas de cajas, historial completo de procesos y exportación a planilla, con registro detallado de cada acción y control de accesos por perfil.
Retorno
60%
menos tiempo de búsqueda y recuperación de documentos
Mejor uso del espacio físico gracias a estructuras configurables y control de capacidad.
Menos errores humanos en el ingreso, la referenciación y la entrega de cajas.
Auditorías internas y externas resueltas con una consulta, no con un operativo de búsqueda.
Al tercerizar la guarda: menos costo fijo de depósito y escalabilidad sin inversión inmobiliaria.